Regular Meeting of Council AgendaMeeting #:Date:Monday, August 26, 2019Time: 7:00 P.m. - 8:00 P.m.Location:Council Chambers1.Reflection and opening of the meeting 2.Adoption of the agenda 3.Disclosures of conflicts of interest 4.Adoption of the minutes 1.17 juin 2019.pdf2.June 17, 2019.pdf3.24 juin 2019.pdf4.June 24, 2019.pdf5.8 juillet 2019.pdf6.July 8, 2019.pdf7.17 juillet 2019.pdf8.July 17, 2019.pdf5.Reports of the Mayor and Councillors 6.Presentations 7.Delegations 7.1Mrs. Corinne Olson, Re: Water bill 1.Letter - anglais seulement.pdf8.Question period 9.Matters requiring action 9.1Commitment of the Town as a "Welcoming Francophone Community" 1.Rapport sur l'engagement de_la Ville vers une Communauté francophone accueillante.pdf2.2019_REC_68_Engagement_de_la_Ville_vers_une_communaute_francophone_accueillante_ang.pdfPresentation of program by Mrs. Brigitte Duguay.9.2Purchase of cyber insurance 1.Report on cyber insurance.pdf2.Rapport sur cyberassurance.pdf3.Proposal - Soumission (anglais seulement).pdf9.3Human resources and pay information system 1.Report for integrated pay system.pdf2.Rapport sur le système de paie intégré.pdf9.4Use of reserve funds for the industrial park 1.Report use of reserve funds.pdf2.Rapport utilisation des réserves.pdf3.Minutes of HCISPA (French only) - procès-verbal de l'ACDSIH.pdf9.5Registration to the One Investment fund 1.Report on One Investment.pdf2.Rapport sur Fonds One Investment.pdf3.2018 Annual report (anglais seulement).pdf9.6Efficiency fund and reduce expenditure growth 1.Report on Efficiency fund and reduce expenditure growth.pdf2.Rapport sur le fonds efficience et réduire la croissance des dépenses à long terme.pdf9.7Coordinator for Situation table 1.Report on Coordinator for Situation table.pdf2.Rapport sur le Coordonnateur pour table d'intervention.fr.pdf9.8Deviation to the procurement policy, Re: Public consultation for the Chenail Island 1.Purchasing Policy Derogation .pdf2.Dérogation à la politique d'achat.pdf3.Revised Proposal (en anglais seulement).pdf4.Proposal for public consultation (en anglais seulement).pdf9.9Signage request for Active Retirees' Fair 1.Report on request for signage.pdf2.Rapport sur la demande d'enseignes.pdf9.10Fundraising event organized by the volunteer firefighters for Canada Muscular Dystrophy 1.Report on fundraising.pdf2.Rapport sur levée de fonds.pdf9.11Participation of financial partners for the hiring of a project manager 1.Rapport sur parteniaires financiers pour embauche d'un responsable de projet.pdf2.Financial partners for the hiring of a project manager.pdf9.12Application for funding to the Prescott-Russell Community Development Corporation 1.2019_REC_70_Demande de subvention SDCPR.pdf2.2019_REC_70_Demande_de_subvention_SDCPR_ang.pdf9.13Boat mooring and RV parking at the Confederation Park 1.Overnight RV parking and boat docking.pdf2.Stationnement de nuit pour VR et amarrage de bateaux.pdf3.By-law N° 23-2009.pdf4.Règlement N° 23-2009.pdf5.Grille tarifaire (in french only).pdf9.14Part lot control, Re: 293 Catherine St. 1.Report Part Lot Control.pdf2.Rapport contrôle des parties de lot.pdf3.Mathieu Quesnel's letter dated August 16, 2019 (anglais seulement).pdf4.Application for removal of Part Lot Control (anglais seulement).pdfDocument will be remitted subsequently.10.By-laws 10.1N° 41-2019 Use of industrial park reserve and reserve funds 1.By-law N° 41-2019.pdf2.Règlement N° 41-2019.pdf10.2N° 42-2019 One-Investment Fund 1.By-law N° 42-2019 One Investment (anglais seulement).pdf2.HISA Investor Account Info Sheet (anglais seulement).pdf3.Certificate of Treasurer (anglais seulement).pdf4.Authorization for Pre-Authorized Debits (anglais seulement).pdf5.Restated Agency Agreement (anglais seulement).pdf6.Instruction Authorization (anglais seulement).pdf10.3N° 43-2019 Fundraising for Muscular Dystrophy Canada 1.By-law N° 43-2019 (anglais seulement).pdf10.4N° 44-2019 Disposal of land 1.By-law N° 44-2019 (anglais seulement).pdfLand on Main Street East. Parts 1, 2 and 3 of Plan 46R-7948. Adjacent to 1333 Main Street East.10.5N° 45-2019 for a part lot control, Re: 293 Catherine Street 1.By-law N° 45-2019.pdf2.Règlement N° 45-2019.pdf10.6N° 46-2019 to amend the Parks By-law 1.N° 46-2019 (anglais seulement).pdf11.Notices of motion I, Robert Lefebvre will bring at the next meeting, a motion concerning remuneration for a member of Council who sits on the Joint Recycling Committee.12.Services reports and requests for support 12.1Monthly reports 12.1.1Clerk and By-law Enforcement 1.Clerk June and July 2019 report.pdf2.Greffe rapport juin et juillet 2019.pdf3.Statistics June and July 2019 - Statistiques Juin et Juillet 2019.pdf12.1.2Finance 1.Finance June and July 2019 report.pdf2.Finance rapport juin et juillet 2019.pdf3.Summary June 2019 - Sommaire juin 2019.pdf4.Détails juin 2019(1).pdf5.Sommaire juillet 2019(1).pdf6.Détails juillet 2019(1).pdf7.États des résultats au 31 juillet 2019-Income Statement July 31, 2019(1).pdf12.1.3Human Resources 1.HR June and July 2019 monthly report.pdf2.RH rapport juin et juillet 2019.pdf12.1.4Capital Projects 1.Capital Project June and July 2019 report.pdf2.Projets capitaux rapport juin et juillet 2019.pdf3.Update Project Capital June and July 2019.pdf4.Mise à jour Projets capitaux juin et juillet 2019.pdf12.1.5Public Works 1.Public Works June and July 2019 report.pdf2.Travaux publics rapport juin et juillet 2019.pdf12.1.6Planning 1.Planning June and July 2019 report.pdf2.Urbanisme rapport juin et juillet 2019.pdf12.1.7Construction 1.Construction June and July 2019 report.pdf2.Construction rapport juin et juillet 2019.pdf3.Summary June and July 2019 - Sommaire juin et juillet 2019.pdf12.1.8Environment 1.Environment June and July 2019 report.pdf2.Environnement rapport juin et juillet 2019.pdf12.1.9Recreation and Tourism 1.Recreation June and July 2019 report.pdf2.Loisirs rapport juin et juillet 2019.pdf12.1.10Fire 1.Fire June and July 2019 report.pdf2.Incendie rapport juin et juillet 2019.pdf3.Hawkesbury FD Expenses for 2019 (anglais seulement).pdf4.User fees 2019 review.pdf5.Révision des frais d'usagers 2019.pdf12.1.11Communication 1.Communication June and July 2019 report.pdf2.Communication rapport juin et juillet 2019.pdf12.2Joint Recycling Committee 1.Recycling Committee for June (anglais seulement).pdf13.Question period from Council members and comments by the Chief Administrative Officer 14.Closed meeting 14.1Organizational structure buildings department As per sections 11(1) (b) and (f) of the Municipal Act, 2001.14.2Negotiation, Re: Aquatic department collective agreement 1.17 juin 2019.pdf2.June 17, 2019.pdf3.24 juin 2019.pdf4.June 24, 2019.pdf5.8 juillet 2019.pdf6.July 8, 2019.pdf7.17 juillet 2019.pdf8.July 17, 2019.pdfAs per section 11 (1) (d) of the Municipal Act, 2001.14.3Adoption of in-camera minutes Special meeting of June 17, 2019, Regular meeting of June 24, 2019 and Special meeting of July 17, 2019.15.Confirming by-law 15.1N° 47-2019 to confirm the proceedings of Council 1.Proceedings of Council.pdf2.Déliberations du conseil.pdf16.Adjournment No Item Selected This item has no attachments1.Recycling Committee for June (anglais seulement).pdf1.17 juin 2019.pdf2.June 17, 2019.pdf3.24 juin 2019.pdf4.June 24, 2019.pdf5.8 juillet 2019.pdf6.July 8, 2019.pdf7.17 juillet 2019.pdf8.July 17, 2019.pdf1.Letter - anglais seulement.pdf1.Recreation June and July 2019 report.pdf2.Loisirs rapport juin et juillet 2019.pdf1.HR June and July 2019 monthly report.pdf2.RH rapport juin et juillet 2019.pdf1.Fire June and July 2019 report.pdf2.Incendie rapport juin et juillet 2019.pdf3.Hawkesbury FD Expenses for 2019 (anglais seulement).pdf4.User fees 2019 review.pdf5.Révision des frais d'usagers 2019.pdf1.Communication June and July 2019 report.pdf2.Communication rapport juin et juillet 2019.pdf1.Report for integrated pay system.pdf2.Rapport sur le système de paie intégré.pdf1.Report on Coordinator for Situation table.pdf2.Rapport sur le Coordonnateur pour table d'intervention.fr.pdf1.Report on Efficiency fund and reduce expenditure growth.pdf2.Rapport sur le fonds efficience et réduire la croissance des dépenses à long terme.pdf1.Report on request for signage.pdf2.Rapport sur la demande d'enseignes.pdf1.Construction June and July 2019 report.pdf2.Construction rapport juin et juillet 2019.pdf3.Summary June and July 2019 - Sommaire juin et juillet 2019.pdf1.Public Works June and July 2019 report.pdf2.Travaux publics rapport juin et juillet 2019.pdf1.Planning June and July 2019 report.pdf2.Urbanisme rapport juin et juillet 2019.pdf1.Report use of reserve funds.pdf2.Rapport utilisation des réserves.pdf3.Minutes of HCISPA (French only) - procès-verbal de l'ACDSIH.pdf1.Report on cyber insurance.pdf2.Rapport sur cyberassurance.pdf3.Proposal - Soumission (anglais seulement).pdf1.Report on fundraising.pdf2.Rapport sur levée de fonds.pdf1.By-law N° 41-2019.pdf2.Règlement N° 41-2019.pdf1.By-law N° 43-2019 (anglais seulement).pdf1.Report on One Investment.pdf2.Rapport sur Fonds One Investment.pdf3.2018 Annual report (anglais seulement).pdf1.By-law N° 44-2019 (anglais seulement).pdf1.Capital Project June and July 2019 report.pdf2.Projets capitaux rapport juin et juillet 2019.pdf3.Update Project Capital June and July 2019.pdf4.Mise à jour Projets capitaux juin et juillet 2019.pdf1.Rapport sur l'engagement de_la Ville vers une Communauté francophone accueillante.pdf2.2019_REC_68_Engagement_de_la_Ville_vers_une_communaute_francophone_accueillante_ang.pdf1.Rapport sur parteniaires financiers pour embauche d'un responsable de projet.pdf2.Financial partners for the hiring of a project manager.pdf1.2019_REC_70_Demande de subvention SDCPR.pdf2.2019_REC_70_Demande_de_subvention_SDCPR_ang.pdf1.By-law N° 42-2019 One Investment (anglais seulement).pdf2.HISA Investor Account Info Sheet (anglais seulement).pdf3.Certificate of Treasurer (anglais seulement).pdf4.Authorization for Pre-Authorized Debits (anglais seulement).pdf5.Restated Agency Agreement (anglais seulement).pdf6.Instruction Authorization (anglais seulement).pdf1.Proceedings of Council.pdf2.Déliberations du conseil.pdf1.By-law N° 45-2019.pdf2.Règlement N° 45-2019.pdf1.N° 46-2019 (anglais seulement).pdf1.Environment June and July 2019 report.pdf2.Environnement rapport juin et juillet 2019.pdf1.Purchasing Policy Derogation .pdf2.Dérogation à la politique d'achat.pdf3.Revised Proposal (en anglais seulement).pdf4.Proposal for public consultation (en anglais seulement).pdf1.Overnight RV parking and boat docking.pdf2.Stationnement de nuit pour VR et amarrage de bateaux.pdf3.By-law N° 23-2009.pdf4.Règlement N° 23-2009.pdf5.Grille tarifaire (in french only).pdf1.Finance June and July 2019 report.pdf2.Finance rapport juin et juillet 2019.pdf3.Summary June 2019 - Sommaire juin 2019.pdf4.Détails juin 2019(1).pdf5.Sommaire juillet 2019(1).pdf6.Détails juillet 2019(1).pdf7.États des résultats au 31 juillet 2019-Income Statement July 31, 2019(1).pdf1.Clerk June and July 2019 report.pdf2.Greffe rapport juin et juillet 2019.pdf3.Statistics June and July 2019 - Statistiques Juin et Juillet 2019.pdf1.Report Part Lot Control.pdf2.Rapport contrôle des parties de lot.pdf3.Mathieu Quesnel's letter dated August 16, 2019 (anglais seulement).pdf4.Application for removal of Part Lot Control (anglais seulement).pdf